一、歸檔范圍。
凡是反映本社活動(dòng)的章程、管理制度、社員情況、規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì) 資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事情況、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié) 議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記 錄均屬歸檔范圍。
二、檔案管理由檔案管理員負(fù)責(zé)。
保證本社的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用 方便。
三、資料的收集與整理。
歸檔資料實(shí)行“季度收集整理”和“年度歸檔立卷”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月為季度收集整理期，每年二月份為檔案資料歸檔立卷期。在檔 案資料收集整理和歸檔立卷期，由檔案管理員分別向各部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各部門(mén) 應(yīng)積支持極配合。凡涉及商業(yè)機(jī)密的文件必須按規(guī)定另外歸檔存放。檔案管理員根據(jù)有關(guān)文書(shū)立卷歸檔管理制度實(shí)施檔案歸檔整理。
四、資料的分類與歸檔。
檔案資料的分類依據(jù)文書(shū)立卷歸檔管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案資 料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
五、檔案的借閱。
理事會(huì)和監(jiān)事會(huì)成員借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手 續(xù)。因工作需要，本社的其他人員需借閱檔案的，本人提出申請(qǐng)，非密級(jí)的由理事會(huì)成員審批; 借閱密級(jí)檔案的由理事長(zhǎng)審批，原則上只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)再外借;本社外的人員借閱檔 案，一律由理事長(zhǎng)審批。借閱者要保持整潔完整，不得涂改遺失;要注意安全保密，未經(jīng)允許， 不得翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
六、檔案管理流程
**條 管理部門(mén)
1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門(mén)，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。
2、文書(shū)結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門(mén)主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。
第二條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：
1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門(mén)主管及檔案專管的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。
4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。
第三條 文件整理
點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：
1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四條 檔案分類
1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類、小類三級(jí)分類。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
2、檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門(mén)”及“大類”或“小類”二級(jí)。
3、同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。
4、每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
5、檔號(hào)之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)，B1B2
為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號(hào)
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審
慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
第六條 檔號(hào)編定
1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。
2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號(hào)。
4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角;左方裝訂
者則填寫(xiě)于右上角。
第七條 歸檔與檔案清理
1、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。
2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。
第八條 保存期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.長(zhǎng)期保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)主管部門(mén)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)其他經(jīng)核定須長(zhǎng)期保存的文書(shū)。
2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書(shū)類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
4、1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)長(zhǎng)期保存，使用部門(mén)視其有效期間予以保存。
第九條 檔卷清理
1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽。每年年度更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五上注明部分銷毀之日期。
七、檔案的銷毀。
任何個(gè)人或部門(mén)未經(jīng)允許不得銷毀檔案資料。檔案到了銷毀期，由檔案 管理員進(jìn)行清理，寫(xiě)出書(shū)面銷毀報(bào)告報(bào)理事會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員須 認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的檔案資料銷毀審批報(bào)告和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。銷毀登記 表長(zhǎng)期保存。在銷毀檔案資料時(shí)，必須由監(jiān)事會(huì)成員監(jiān)督銷毀并在銷毀登記表上簽字。
